Excel voor iedereen

MS Excel: ook voor jouw bedrijf

Microsoft Excel heeft vaak de reputatie dat het overdreven complex en vooral voor de financiële sector interessant is. Nochtans heeft het programma verschillende handige toepassingen voor iedereen binnen jouw bedrijf.

Bijna iedereen heeft wel eens wat gerommeld - en gesukkeld - met MS Excel. Je bent oprecht blij als die formule - die je heel wat tijdswinst zal opleveren - werkt, maar ook ontzettend gefrustreerd als het systeem toch niet helemaal doet wat je wil (en je niet kan verklaren waarom). Het is nochtans een ontzettend veelzijdig programma dat vaak onderschat wordt, en niet alleen toepassingen heeft in de financiële wereld. Hoog tijd dus om dat imago omver te werpen. Een overzicht van enkele handige of uitzonderlijke combinaties voor verschillende functies die ook jou vooruit kunnen helpen.

1. Excel voor efficiënte Marketeers

Excel is naast een krachtige rekenmachine ook een goede dataverwerker en structuurbrenger. Als marketeer werk je dagelijks met verschillende systemen en platformen en dan is het nuttig als je hierin de nodige structuur kan brengen. Wil je bijvoorbeeld graag al je advertentiecampagnes met dezelfde datastructuur laten beginnen, zodat je snel kan zien wanneer ze gelanceerd werden? Dan kunnen onderstaande functies handig zijn:

De ‘VANDAAG’- en de ‘TEKST.SAMENVOEGEN’-functie

Typ in een cel naar keuze de functie ‘=VANDAAG()’ + ENTER. Je krijgt dan altijd de huidige dag terug (zeker handig na de jaarwisseling als je het nieuwe jaartal nog niet helemaal in de vingers hebt). Om ervoor te zorgen dat je altijd chronologisch kan sorteren pas je best de datanotering aan naar ‘jjjj-mm-dd’, dat geeft dan bv: 2021-01-04.

Als je deze datum wil toevoegen aan je lijst van campagnes, typ dan in een nieuwe kolom de functie ‘=TEKST.SAMENVOEGEN(A1;””;B1), waar A1 je datum is, en B1 de naam van je campagne. De dubbele aanhalingstekens staan in Excel voor een spatie. Als je nog een karakter wil toevoegen kan je dit tussen de aanhalingstekens plaatsen, bv: ‘A1;”-”;B1’. Je kan deze formule ook eenvoudig vervangen door het ‘&’-teken te gebruiken. Typ dan: ‘=A1&”-”&B1’.

Vergeet ook niet om in je formule ‘vast’ naar de datum cel te refereren, zo kan je de formule doortrekken naar de volgende cellen. Dit doe je door ‘$’-tekens toe te voegen voor respectievelijk de ‘A’ (zo zet je de kolom vast) én voor de ‘1’ (zo zet je de rij vast). Door de tekens op beide plaatsen te gebruiken zet je de specifieke cel vast. Dit wordt dan: ‘=$A$1;”-”B1’.

Wil je meer functies zoals deze leren gebruiken om je werk te vereenvoudigen, schrijf je dan snel in voor onze opleiding Excel voor Gevorderden.

2. Excel voor vlotte Salesmedewerkers

In een verkoopfunctie hoort een prijsberekening maken voor een klantofferte bij de job. Vaak wordt daar Excel voor gebruikt, maar het is ook handig om daarnaast snel gegevens uit een klantenlijst te kunnen gebruiken zoals een adres of facturatiegegevens. Zorg dat je de lijst met gegevens al bij de hand hebt en gebruik dan het volgende:

→ De vervolgkeuzelijst en de ‘VERT.ZOEKEN’-functie

Een vervolgkeuzelijst maken is absoluut niet moeilijk, maar de functie voor verticaal zoeken is wat complexer. De verticaal zoeken functie gaat in essentie op zoek naar de informatie die in je datalijst correspondeert met je selectie, en hoeveel kolommen verder van die term die informatie verwijderd is (en waarbij de kolom van je selectielijst meetelt)

De kracht zit vooral in de combinatie van beide functies, zodat je data zich aanpast op basis van je selectie. Zo kan je deze functie herhalen in verschillende cellen die dan overeenkomen met de data uit een bepaalde kolom. Je kan dan bijvoorbeeld een facturatieadres opbouwen dat zich telkens aanpast als je een andere bedrijfsnaam selecteert.

3. Excel voor Project Managers

Als Project manager hou je het overzicht over de verschillende onderdelen van het project dat tijdig en correct moet opgeleverd worden en wie wat doet. Of je nu een stand van zaken-rapport opmaakt, een risico analyse of een planning, Excel kan er weg mee en is een goedkoop alternatief tegenover andere projectplanners op de markt.

→ Voorwaardelijke opmaak (en de vervolgkeuzelijst)

Tijdens een statusmeeting is het handig om in één oogopslag te kunnen zien hoe ver elke taak gevorderd is, of welke risico’s het hoogst zijn. Door voorwaardelijke opmaak toe te voegen kan je bijvoorbeeld bepaalde kleuren toewijzen aan woorden zoals groen voor ‘compleet’ of rood voor ‘kritisch’, zodat de celkleur zich automatisch aanpast als de inhoud zich aanpast. Ook hier is het handig om een vervolgkeuzelijst te koppelen, zodat je snel de status van een taak kan wijzigen van ‘open’ naar ‘afgewerkt’.

4. Maar ook voor creatieve slimmeriken

Wellicht zullen de Nieuwjaarsrecepties in vele bedrijven er dit jaar helemaal anders aan toe gaan. Waarom dan eens geen virtuele quiz organiseren? Er zit vast wel een straffe weetjeskenner in je team, of een kei in het vinden van de beste breinbrekers. Misschien herinner je dan nog wel de Excel Minipops quiz van 8-bit figuren die een aantal jaren geleden populair was? Als je zelf zo eentje in elkaar wil steken, de oorspronkelijke artiest Craig Robinson heeft ondertussen een uitgebreide collectie.

Minipop 8-bit Donald Trump

Ben je benieuwd naar de verschillende mogelijkheden van Excel, en wil je er verder mee aan de slag? Schrijf je dan snel in voor een gepersonaliseerde maatopleiding, van de eenvoudigste basisbegrippen tot doorgedreven VBA en Power BI, stuk voor stuk gegeven door echte kenners:

Syntra Bizz Blog

Blijf op de hoogte van nieuws en events bij Syntra Bizz

Naar alle artikels
digitale transformatie
Artikel

4 mythes over digitale transformatie

Digitale transformatie is zonder twijfel een van de grootste trends van de laatste jaren. Volgens sommigen zullen robots binnenkort al het vuile werk doen, terwijl anderen zich zorgen maken over jobverlies. Laat ons even enkele mythes ontkrachten…

Politieopleiding
Artikel

Samenwerkingsverband tussen Brusafe en Syntra Bizz

Brusafe en Syntra Bizz organiseren vooropleiding voor veiligheidsdiensten

Vanaf 2021 zal Brusafe Brussels - samen met Syntra Bizz - een unieke vooropleiding richting selectieproeven voor de politieschool gestalte geven. Deze gratis opleiding richt zich tot Nederlandse Brusselaars.

Artikel

Syntra Bizz krijgt mooi rapport bij tevredenheidsonderzoek

Uit een recent onderzoek van Alimento, uitgevoerd in juni 2019, blijkt dat Syntra Bizz een mooie tevredenheidsscore van 76%  op zijn naam mag schrijven. 

Artikel

KNX domotica: standaard in home automation

KNX is het protocol voor automatisering compatibel met EIB-installaties. Het combineert alle mogelijke Smart-Home oplossingen zoals slimme airco & verwarming, verlichting, ventilatie, zonwering, audio & multimedia, beveiliging, branddetectie, energiemeters, toegangscontrole en consumentenelektronica.